Umzug mit Millionen Datensätzen

10.10.2017

Am 15. Dezember beginnt für Studierende und Angestellte der Uni Würzburg eine neue Software-Zeitrechnung. Das langjährige Campusmanagement-System SB@Home wird ausgemustert – und ab dem 8. Januar 2018 durch „WueStudy“ ersetzt.

Lange hat man am neuen System getüftelt – nun steht die „heiße Phase“ der Einführung von WueStudy unmittelbar bevor. Das Projektteam um Leiter Dr. Richard Greiner vom Institut für Mathematik hat bei der Erneuerung des Campusmanagement-Systems nichts dem Zufall überlassen. In der ersten Projektphase wurden Prozesse und Arbeitsabläufe des Campusmanagements in Fakultäten, Verwaltung und bei Studierenden durchleuchtet, um das neue System zu planen und optimal abzustimmen. Dazu holte das Team Beteiligte aller betroffenen Gruppen ins Boot, um die Bedürfnisse der zukünftigen Benutzer kennenzulernen.

Zwei Jahre für sechs Tage

In der zweiten Projektphase wurde die neue Software entsprechend konfiguriert und die Übertragung der Daten vorbereitet. „Das ist kein einfacher Kopiervorgang, wie wir alle ihn von unserer täglichen Arbeit am PC kennen“, erläutert Greiner den überaus komplexen Vorgang des Datentransports von SB@Home nach Wuestudy. „Insgesamt zehn Millionen Datensätze müssen nach dem Umzug an den richtigen Stellen im neuen System verfügbar sein! Für den gesamten Prozess werden 16 Tage Rechnerkapazität benötigt. Die Vorbereitungen dafür haben zwei Jahre intensiver Planung in Anspruch genommen. Umfangreiche Tests und dauerhafte Kontrollen sorgen dafür, dass beim finalen und für die Umstellung relevanten Datenumzug im Dezember alles fehlerfrei klappt.

Über den Nutzen der Erneuerung gibt es keinen Zweifel, denn das alte System ist mittlerweile ans Ende seiner Lebenszeit gekommen; dennoch findet Richard Greiner lobende Worte für SB@Home: „Im Kern ist das Programm immerhin rund 15 bis 20 Jahre alt. Das ist ein enorm langer Lebenszyklus für Software. Versuchen Sie, heute eine Textverarbeitung oder ein Zeichenprogramm von vor 15 Jahren zu benutzen – auf den meisten modernen Computern werden diese gar nicht mehr starten.“

Eiszeit im System

Eines müssen Nutzerinnen und Nutzer bei der Umstellung Home auf WueStudy jedoch in Kauf nehmen: Vom 15. Dezember 2017 bis 8. Januar 2018 wird das Campusmanagementsystem komplett deaktiviert! Weder Studierende noch Lehrpersonal oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung können in dieser Zeit auf SB@Home zugreifen. Warum das komplette System in den Winterschlaf versetzt wird, erläutert der Projektleiter: „Die Umstellung erfordert absolute Stabilität der Daten. Das geht nur durch den Stillstand des Systems. Studierende können keinerlei Anträge, Bescheide, Anmeldungen oder Buchungsvorgänge abrufen oder durchführen. Lehrende können keine Leistungen verbuchen oder Veranstaltungen managen!“

Auch die Verwaltung der Universität hat in dieser Zeit keinerlei Zugriff auf SB@Home. „E-Mail-Versand und WueCampus werden von der Umstellung nicht betroffen sein“, beruhigt Greiner. Aber alle Studien- und Prüfungsangelegenheiten müssen unbedingt vor dem 15. Dezember, am besten schon Anfang Dezember, erledigt sein – andernfalls muss man sich bis zum Start von WueStudy am 8. Januar gedulden.

Unterstützung für alle Nutzerinnen und Nutzer

Die Einführung von WueStudy bedeutet eine Umgewöhnung. „Die normale Nutzung durch Studierende, Dozenten und Prüfer ist weitgehend selbsterklärend“, erläutert Richard Greiner. „Eine Serie von Tutorial-Videos erläutert wichtige Funktionen wie Veranstaltungsbelegung, Stundenplanerstellung oder Leistungsverbuchung.“ Er ist überzeugt, dass die Handgriffe, an die man sich in SB@Home über die Jahre gewöhnt hat, auch in WueStudy bald perfekt sitzen.

Zusätzlich unterstützt der WueStudy-Support alle Benutzerinnen und Benutzer bei Fragen, Problemen oder Fehlern (wuestudy@uni-wuerzburg.de, 0931 318 318 3).

Ein Interview mit Richard Greiner können Sie hier auf dem Youtube-Kanal der Uni Würzburg sehen.

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